Kako povećati radnu učinkovitost?

Za svakog od nas dan je dugačak 1440 minuta. Kako te minuta raspodijelimo kroz cijeli dan, bez obzira na to da li je radni dan ili vikend, uvijek je ovisno samo od nas samih. Netko uradi puno u 8 sati koliko je na poslu, a drugome je tih 8 sati nedovoljno iako je dužina 8 sati jednaka za obje osobe. U čemu je razlika?

Tajna se skrije u dvije riječi: radna učinkovitost. Netko je 100 % skoncentriran na svoj rad i visoko je produktivan. Ima plan kako se latiti radnih zadataka i ne trati svoju pozornost na različite “suvremene narušitelje”. Uz usredotočenost važna je i odlučnost da ćemo radni zadatak izvesti do kraja.

Prošlog tjedna desilo se da me za vrijeme košnje trave “iznenadila” kiša i tako sam pokosio samo ¾ travnjaka. Što sada? Sačekao sam da je kiša prestala i nakon toga pokosio preostalu ¼ travnjaka. Doduše, mogao sam to ostaviti za sljedeći dan kada bi bilo više suho i primjerenije za košnju. Ali – bio sam odlučan da bez obzira na promjenu vremena zaključim s košnjom trave.

Ponekad se desi da oklijevamo, da ne znamo što bi – ili bi zaključili ili nastavili. Često mi se čini da je bolje ako nastavim i “zagrizem” i tako završim određeni posao. Tako imam slijedeći dan manje stvari na svom kalendaru.

Svijeta bez Facebooka skoro si ne možemo predstavljati, ali uz sve blagodati koje nudi ovaj medij, ubrajam ga u “suvremene narušitelje”. Zašto? Zato jer tada kada imamo uključen Facebook, ne možemo biti 100 % prisutni uz svoj posao, padne nam koncentracija i tako uradimo manje nego ako bi Facebook bio zatvoren. A nekako smo postali korak po korak ovisni od onih lajkova, pogleda, objava … Čak i ako radimo na određenom projektu, uzmemo vrijeme za fotografiranje svog laptopa i radnog stola i svima pokažemo koliko smo stvaralački. Jesmo li stvarno?

Da bi povećao svoju produktivnost i radnu učinkovitost, ponovo sam se počeo posluživati “planiranja za dan unaprijed”. Što to znači? Kad zaključim radni dan ili navečer (ovisno kada se pojave kreativne munjevite misli), uzmem list papira i napišem sve što ću raditi slijedeći dan. Zapišem sve radne zadatke koje naravno rasporedim po važnosti i koliko mi donose novih partnera i financija.

Naime, šteta je trošiti vrijeme s nevažnim poslovima koji daju malo ili ništa financijskih sredstava, s poslovima koje bi morali završiti, ali ih ostavljamo za slijedeći dan ili čak za “svetoga nikada”. Važno je držati se pravila 80/20. Ako dobro pogledamo svoje prihode ustanovit ćemo da nam 80 % partnera (proizvoda, usluga) donosi samo 20 % prihoda, a s druge strane 20 % partnera (proizvoda, usluga) donosi 80 % prihoda. Prema tome – gdje ulažemo svoje vrijeme i energiju? U koje proizvode, partnere, usluge? Vrijedi razmisliti …

Često se služim i slijedećeg pravila: “Ne ostavljaj za sutra što možeš učiniti danas”. Ako imam ponekad navečer vremena, jednostavno odgovorim na e-poštu već navečer i ne tek ujutro. Ponekad je potreban samo kratak i brz odgovor ili proslijediti novu informaciju ili podatak i to sve zajedno uzima samo dobrih pet minuta.

Još nešto može povećati našu koncentraciju i usredotočenost, iako se mnogima čini to samo još jedno gubljenje vremena. Ali – po mom iskustvu tih pet do deset minuta koje namijenim sebi znači veću učinkovitost i kreativnost u slijedećih osam sati.

Prije početka rada uzimam vrijeme za sebe i napravim nekoliko vježbi energijske medicine – svjesnog povezanog disanja, moždane joge i tehniku za emocionalnu ravnotežu. Na taj način se energijski uravnotežim, uskladim djelovanje lijeve i desne polovice mozga i sve to pomaže da sam manje pod stresom što posljedično znači da sam i učinkovitiji.

Za kraj neka još jednom ukratko ponovim današnje savjete:

1. Zaključi projekt bez obzira nato ako dođe do prekida.
2. Facebook za tebe u radno vrijeme ne postoji.
3. Planiraj radne aktivnosti bar za jedan dan unaprijed.
4. Vodi računa o pravilu 80/20 i skladno s njim organiziraj prioritete.
5. Ne ostavljaj za sutra što možeš učiniti danas.
6. Prije početka radnog vremena opuštaj se bar 10 minuta.

Želim vam puno uspjeha i stvaralačkih munjevit misli!